Microsoft Excel je veľmi šikovný program, ktorý vám dokáže výrazne pomôcť.
V tomto rozsiahlom článku sa naučíme 50 najlepších tipov a trikov pre prácu s Excelom. Berte to ako malý Excel kurz, ktorý vám výrazne pomôže pri práci. Zvýšite svoju efektivitu – a tým si ušetríte čas.
Excel potrebuje každý, kto chce spracovať nejaké dáta. Ovládať tento program patrí medzi základné zručnosti, a preto si tieto skvelé tipy málokto nechá ujsť.
Celý tento článok a všetky Excel tipy si môžete stiahnuť ako e-knihu v PDF formáte a tiež veľa z týchto tipov nájdete aj nahraných na videu na mojom YouTube kanály.
Ak chcete Excel zvládnuť od začiatočníkov až po pokročilých, odporúčam zakúpiť si môj kompletný video kurz Excelu, kde si všetko prejdeme krok za krokom.
Tak poďme teraz na samotné tipy pre Excel.
V Exceli sa často sčítavajú hodnoty. Z toho dôvodu je aj funkcia SUM jednou z najpoužívanejších funkcií vôbec.
Málokto však pozná, že táto funkcia sa dá veľmi rýchlo vyvolať aj stlačením tlačidla ALT spolu so znakom = (teda znakom "rovná sa").
Vďaka tomu sa spočíta všetko nad vyznačenou bunkou okamžite, miesto toho, že by ste hľadali funkciu SUM v záložke Vzorce (po anglicky Formulas) ako na obrázku.
Ak hľadáte tie najlepšie Excel tipy, nesmiete zabudnúť, že máme k dispozícii prispôsobiteľný panel s nástrojmi Rýchly prístup, ktorý si môžete upraviť podľa svojich potrieb.
Nachádza sa v úplne hornej zelenej lište zošita nad záložkami. Do tohto panela si uložíte možnosti, s ktorými najčastejšie pracujete a následne ich použijete kliknutím myšou.
Na jednoduchom príklade si môžeme ukázať postup, ako pridať do tohto panela nástrojov napríklad funkciu SUM, ktorú sme si v predchádzajúcom tipe predstavili.
Ak chcete zobraziť aj priradenú skratku tejto funkcie, stačí stlačiť klávesu ALT a zobrazí sa vám jej skratka.
Ak by ste ju chceli z panela s nástrojmi Rýchly prístup odstrániť, jednoducho kliknite na jej ikonku pravým tlačidlom a vyberte “Odstrániť z panela s nástrojmi Rýchly prístup”.
Pre Excel triky sú veľmi dôležité klávesové skratky. Jedna z najpoužívanejších skratiek je pre vyvolanie rýchleho formátovanie buniek. Je to skratka Ctrl + 1 (na niektorých klávesniciach Ctrl + Shift + 1).
Táto skratka vyvolá dialógové okno pre formátovanie, v ktorom si môžete zvoliť formát čísla, zarovnanie textu, ohraničenie, výplň, písmo, atď. Stačí označiť všetky bunky, ktoré chcete formátovať a následne zadáte túto klávesovú skratku.
Označené bunky je tak možné upraviť veľmi rýchlo podľa potreby. Keď sa naučíte používať túto skratku a zvyknete si na ňu, dokáže vám ušetriť veľa času pri práci.
Keď už sme pri formátovaní, naučte sa používať klávesové skratky aj pre jednotlivé formátovania:
Ak vám tieto skratky nefungujú, skúste okrem CTRL stlačiť aj SHIFT. Na niektorých klávesniciach to začne fungovať až vtedy. Napríklad CTRL + SHIFT + 2 slúži pre tučný formát.
Môžete si tiež stiahnuť náš PDF prehľad, kde nájdete tie najpoužívanejšie Excel klávesové skratky.
Nástroj Kopírovať formát môžete použiť na kopírovanie farby, veľkosti písma, štýlu a akejkoľvek ďalšej možnosti zobrazenia z jednej bunky na druhú.
Ak chcete originálny formát prekopírovať na viacero miest v zošite, môžete ikonu Kopírovať formát dvojklikom vyznačiť, aby ostala neustále aktívna. Zrušiť vyznačenie môžete po dokončení kopírovania formátov pomocou klávesy ESC.
V programe Excel môžeme využiť niekoľko zástupných znakov, ktoré využijeme pri filtrovaní alebo rozšírenom vyhľadávaní. Sú to tieto znaky:
? (otáznik) - Zástupný znak za jeden ľubovoľný znak (číslo alebo písmeno). Napríklad, l?s vyhľadá výsledky les a los, atď.
* (hviezdička) - Zástupný znak za ľubovoľný počet znakov (číslo alebo písmeno). Napríklad *ska vyhľadá výsledky maska a páska.
~ (vlnovka) a za ňou ? alebo * - ak chcete v texte vyhľadať samotný otáznik alebo hviezdičku, ktoré Excel štandardne rozumie ako zástupné znaky, použite pred ne vlnovku. Napríklad ~? vyhľadá otáznik ?
Pre otvorenie vyhľadávania stačí stlačiť klávesovú skratku CTRL + F.
Pokiaľ budete chcieť skopírovať nejaký text, obrázok alebo iný objekt, tak sa vám ho podarí skopírovať aj s jeho konkrétnym formátovaním.
Pokiaľ však chcete skopírovať len čisto samotný objekt bez formátovania, tak môžete použiť na to nástroj Prilepiť špeciálne, ktorý si s tým hravo poradí.
Stačí kliknúť na miesto, kde chcete kopírovaný obsah vložiť. Následne v záložke Domov kliknete na kolónku Prilepiť a vyberiete možnosť Prilepiť špeciálne.
V ňom si už môžete vybrať jednu z možností, ktoré vám nástroj ponúka. Môžete prilepiť buď iba hodnoty, alebo hodnoty aj s formátovaním, prípadne iba vzorce, atď.
Nástroj Prilepiť špeciálne podporuje jednoduché aritmetické operácie, ako sú sčítanie, odčítanie, násobenie a delenie. Na nasledujúcom príklade si ukážeme násobenie s nástrojom Prilepiť špeciálne.
Všetky čísla vo vyznačenom rozsahu sa teraz vynásobia číslom v pôvodnej bunky, v našom prípade číslom 2.
Niekedy sa vám stane, že vzorec, ktorý píšete, je príliš dlhý.
V takom prípade je ťažké sa v ňom zorientovať, prípadne ho dokonca opravovať. Preto je dobré rozdeliť vzorec do viacerých riadkov pomocou klávesovej skratky Alt + Enter.
Na nasledujúcom obrázku si ukážeme, ako vyzerá taký vzorec pred a po rozdelení.
S filtrovaním sa stretne takmer každý používateľ, ktorý hľadá Excel triky.
Nie však všetci vedia, že filtrovať sa dá pomocou rôznych spôsobov a na nasledujúcom obrázku si ukážeme jednu veľmi rýchlu možnosť, ktorá vám okamžite uľahčí prácu.
Stačí kliknúť pravým tlačidlom na tabuľku a vybrať si z možností pod voľbou Filtrovať.
Častokrát sa stane, že potrebujeme analyzovať veľké množstvo údajov. Pri väčšom množstve dát však Excel môže spomaliť a niekedy prestane úplne reagovať.
V takomto prípade môžete urýchliť analýzu pomocou možnosti Zoradiť, ktorá uloží dáta v systematickom poradí.
Rovnako ako v predchádzajúcom tipe si túto možnosť jednoducho vyvoláme kliknutím pravým tlačidlom myši na tabuľku a výberom z možností pod voľbou Zoradiť.
Pomenované rozsahy sú jeden z veľmi šikovných trikov programu Excel. Namiesto označenia ako je napríklad A1:D4, môžete akémukoľvek rozsahu buniek zadať vlastný názov a následne ho môžete použiť vo vzorcoch.
K pomenovaniu jednotlivých rozsahov sa dostanete na záložke Vzorce → Správca názvov.
Medzi dôležité Excel triky patrí aj rada, aby ste si pri vytváraní tabuliek vždy farebne vyznačovali bunky podľa obsahu.
To vám umožní rýchlo rozoznať bunky s obyčajnými hodnotami od buniek so vzorcami.
Pozrite sa napríklad na nasledovnú tabuľku. Mám tam rôzne hodnoty a vďaka tomu, že som si farebne vyznačil, ktoré bunky majú obyčajné čísla a v ktorých bunkách sú naopak vzorce, sa budem aj v budúcnosti v tejto tabuľke rýchlo orientovať.
Pokiaľ píšete vzorec, ktorý niečo má vypočítať z nejakých hodnôt, odporúčam vám vždy tieto hodnoty vložiť do nejakej inej bunky a zo vzorca na ne iba odkazovať.
Inými slovami, nevpisujte čisté hodnoty priamo do vzorcov. Pomôže vám to v budúcnosti. Keď sa napríklad hodnota zmení, nebudete musieť ručne hľadať, v ktorých vzorcoch sa nachádza, ale bude stačiť zmeniť jednu bunku, čo hodnotu automaticky aktualizuje vo všetkých vzorcoch.
Pomocou kombinácie Control + Enter môžete rýchlo vyplniť vzorce vo vybranom rozsahu.
Ak chcete pridať rovnaký vzorec napríklad v rozsahu C1:C10, označíte rozsah C1:C10, zadáte potrebný vzorec a následne stlačíte Ctrl+Enter.
Do všetkých buniek v rozsahu C1:C10 sa tak vloží ten istý vzorec.
Podmienené formátovanie zohráva významnú úlohu pri vizualizácii údajov. Vieme si vytvoriť rýchly náhľad dát. Ak napríklad máme údaje v bunkách B1:B4, môžeme si v bunkách C1:C4 vytvoriť jednoduchú vizualizáciu.
Skopírujte rozsah B1:B4 a vložte ho do rozsahu C1:C4 → označte C1:C4 → v záložke Domov kliknite na Podmienené formátovanie → Údajové pruhy → vyberte si, ktoré sa vám najviac páčia.
Ak nechcete, aby samotné údaje boli vidieť, pokračujte s nasledovným tipom.
Aby ste docielili, aby hodnota bunky nebola viditeľná, stačí ju naformátovať ako ;;;
Ako na to? Označte bunky, ktorých obsah chcete, aby bol neviditeľný, ale aby si svoje hodnoty zachovali. Potom na ne kliknite pravým tlačidlom a zvoľte Formátovať bunky (prípadne stlačte na klávesnici Ctrl + 1, ako sme sa naučili v prvom tipe). V okne formátovania vyberte kategóriu Vlastné a pod Typ napíšte ;;;
Kliknite na OK. Uvidíte, že obsah bunky už nie je viditeľný a zobrazí sa v riadku vzorcov, iba ak na danú bunku kliknete.
Pomocou možnosti kopírovania Transponovať môžete zmeniť smer údajov podľa vlastnej potreby.
Na nasledujúcom obrázku si ukážeme, ako môžeme transportovať horizontálne hodnoty na vertikálne.
CVZY je veľmi praktický trik programu Excel, ktorý už možno aj poznáte.
Dokáže vám výrazne uľahčiť prácu a ušetriť množstvo času. Jednotlivé
písmená sa kombinujú vždy s klávesou Ctrl a ich funkcia je nasledovná:
Ctr + c → Kopírovať
Ctr + v → Prilepiť
Ctr + z → Krok späť
Ctrl + y → Krok vpred
Odporúčame článok Excel klávesové skratky, kde sú zhrnuté výnimočne efektívne klávesové skratky.
Takmer každý používateľ programu Excel zlučuje bunky dokopy, no nie je to úplne najšťastnejšie riešenie. Preto som zaradil medzi Excel triky aj odporúčanie, aby ste tak nerobili.
Problémom sa totiž môže stať referencia buniek pri práci s funkciou VLOOKUP.
Preto radšej zlučovanie buniek nepoužívajte často.
Určite je veľmi dôležité, aby vaša práca v programe Excel dávala zmysel a aby všetko fungovalo tak, ako má.
Popritom však nezabudnite ani na samotný dizajn pracovného hárku. Je rozdiel, pokiaľ máte v hárku len hŕbu údajov, ako keď ich máte pekne upravené a dá sa v tom vyznať.
Urobí to dobrý dojem a tých pár minút navyše stojí za to. Aj tu však platí, že všetko s mierou a tak to netreba zbytočne preháňať.
Formátovanie je skvelá vec, ktorá vám pomôže urobiť jednotlivé hárky prehľadnejšie a krajšie. Pokiaľ ste však človek, ktorý sa s formátovaním rád vyhrá, tak vám to dokáže zabrať veľké množstvo času.
Na to je tu jednoduché riešenie a tým sú predvolené štýly formátovania. Môžete si vybrať zo širokej škály štýlov. Ak sa vám žiadny z nich nepozdáva, stále je tu možnosť vytvoriť si vlastný štýl formátovania prípadne pozmeniť existujúci.
Chceli by ste mať zobrazené všetky vzorce, ktoré ste v hárku použili? Patrí to tiež medzi dôležité Excel tipy. Tu je jednoduchý návod ako na to.
Takto môžete vidieť všetky vzorce, ktoré sú v danom hárku použité. Môžete ich následne napríklad naraz naformátovať a tým ich rozlíšite od ostatných buniek.
Pomocou funkcie GROUP môžete vaše dáta systematicky zoskupiť. K tejto možnosti sa dostanete po ceste: Údaje → Zoskupiť alebo Oddeliť.
Keď hovoríme o najlepších trikoch a tipoch programu Excel, tak nemôžeme vynechať zmienenie o Možnostiach výpočtu.
Ide o nastavenia výpočtov v tomto programe, kde si môžete zvoliť, či sa budú vzorce rátať automaticky alebo manuálne.
Klasicky je program nastavený na automatické počítanie, no ak sa rozhodnete pre manuálne, budete zakaždým musieť manuálne aktualizovať výpočty.
Je dobré si to uvedomiť, keď vám niekto iný pošle nejakú Excel tabuľku. Vtedy sa uistite, že výsledky vzorcov sú aktuálne.
Nastavenia výpočtov môžete zmeniť v časti: Vzorce → Možnosti výpočtu → Automatické/Manuálne
Veľa ľudí uprednostňuje pracovať Exceli bez mriežok.
Môžete si ich vypnúť veľmi jednoducho.
V záložke Zobraziť odškrtnite položku Mriežka.
Ak sa potrebujete zbaviť zbytočných medzier z textu, môžete použiť veľmi šikovnú funkciu TRIM. Funkcia TRIM vám pomôže odstrániť z textu všetky medzery okrem jednoznakových medzier medzi slovami (teda medzier vnútri textu). Pomocou tejto funkcie tak môžete odstrániť všetky nepotrebné medzery, najmä na začiatku a na konci textu.
Napríklad funkcia TRIM by nám zmenila text TRIM(“ Ahoj, ako sa máš? Veľmi dobre. ”) na “Ahoj, ako sa máš? Veľmi dobre”.
Funkcia LEN vám pomôže zistiť celkovú dĺžku textového reťazca.
Použitie tejto funkcie si ukážeme na nasledujúcom príklade:
=LEN(“dnes je pekný deň”)
nám vráti číslo 17, čo znamená, že máme v textovom reťazci 17 znakov.
Dávajte pozor, pretože táto funkcia počíta aj medzery, a to aj tie, ktoré sú na začiatku a konci textového reťazca. Preto je dobré najskôr použiť funkciu TRIM, ktorú sme sa naučili v predchádzajúcom tipe.
Ak sa ocitnete v situácii, kedy potrebujete zistiť konkrétny deň, mesiac alebo rok nejakého dátumu, tak môžete tak urobiť pomocou jednoduchých dátumových vzorcov:
Pri práci s programom Excel sa častokrát stretnete s chybami, ktoré vám dokážu znepríjemniť deň. Existuje však jedna funkcia, pomocou ktorej budete mať všetky chyby pod kontrolou.
Ide o funkciu s názvom IFERROR, ktorá vráti určenú hodnotu, ak pri výpočte nastane chyba, inak vráti výsledok vzorca.
Funkcia RIGHT vám dokáže vrátiť text sprava doľava podľa určeného počtu znakov.
Napríklad, ak chcete získať priezvisko Mrkva z mena Peter Mrkva, postupujte nasledovne:
=RIGHT(“Peter Mrkva”,5)
Ide o funkciu, ktorá je veľmi podobná ako funkcia RIGHT, akurát dokáže vrátiť text zľava doprava podľa určeného počtu znakov.
Ak chcete dostať napríklad krstné meno Peter z mena Peter Mrkva, postupujte nasledovne:
=LEFT(“Peter Smith”,5)
Ide o podobnú funkciu ako funkcie RIGHT a LEFT. Na rozdiel od nich však dokáže funkcia MID vrátiť časť textového reťazca od zadanej pozície a podľa zadaného počtu znakov.
Napríklad funkcia
=MID("Pavol Országh Hviezdoslav",7,7)
vráti Országh.
Ak pracujete s veľkým množstvom údajov, tak samotné funkcie RIGHT a LEFT nemusia vždy postačiť a iba by ste sa vytrápili, kým by ste dostali požadovaný výsledok.
Pokiaľ ich však obohatíte o ďalšie funkcie, ako sú napríklad LEN alebo FIND, ich použitie dostane nový rozmer.
Ak potrebujete nahradiť určitý text v textovom reťazci, rozhodne sa vám zíde funkcia SUBSTITUTE.
Napríklad funkcia
=SUBSTITUTE("Mám sa zle","zle","dobre")
vráti hodnotu „Mám sa dobre“.
Funkcie PROPER, LOWER & PROPER sú textové funkcie, ktoré môžete použiť na úpravu textu.
Funkcia UPPER vám dokáže premeniť malé písmená na veľké, funkcia LOWER vám naopak zmení veľké písmená na malé a funkcia PROPER vám uprace text, pokiaľ v ňom máte aj veľké aj malé písmená. Každé slovo začne veľkým písmenom a pokračuje malými.
Zacyklené odkazy nie sú v programe Excel nič príjemné a to najmä preto, že ich tak ľahko nevidíte.
Môžete ich však všetky nájsť a zobraziť pomocou pár klikov. V záložkeVzorce kliknite na Hľadanie chýb a zvoľte Zacyklené odkazy.
Samozrejme, pokiaľ v zošite žiadne zacyklené odkazy nemáte, potom nebude táto možnosť aktívna.
Excel tipy by neboli kompletné, keby sme si nepovedali o nástroji Predchodcovia. Ide o jeden z najlepších a najrýchlejších nástrojov kontroly vzorcov v programe Excel.
Pomocou tohto nástroja ľahko zistíte, na akých bunkách je vzorec závislý.
Nájdete ho v záložke Vzorce pod Predchodcovia.
Ak pracujete s mnohým vzorcami v programe Excel, tak viete, že hodnota jednej bunky môže byť použitá vo vzorci v ďalších rôznych bunkách.
Jedna bunka je teda závislá od druhej a to môžete sledovať pomocou nástrojaNásledníci, ktorý nájdete záložke Vzorce pod Následníci.
Naučte sa používať funkcie SUMIF a SUMIFS a získate obrovskú výhodu pri práci s programom Excel.
Funkciu SUMIF môžete použiť na sčítanie hodnôt v určitom rozsahu, ktoré spĺňajú zadané kritériá.
Funkcia SUMIFS sa zase používa na sčítanie všetkých hodnôt, ktoré spĺňajú viaceré kritériá.
SUMPRODUCT je funkcia, ktorá má v programe Excel svoje miesto, no mnohí ju takmer vôbec nepoznajú a nepoužívajú.
Funkcia SUMPRODUCT vynásobí rozsahy alebo polia a vráti súčet týchto súčinov. Túto funkciu je možné kombinovať s inými funkciami a jej všestrannosť sa tak doslova “znásobuje”.
Pokiaľ pracujete v hárku s obrovským množstvom dát, tak sa vám stane, že musíte často skrolovať dolu a potom naspäť hore, aby ste zistili, ku ktorým hlavičkám dáta prináležia.
S týmto sa už viac nemusíte trápiť. Prvý riadok alebo stĺpec (prípadne aj iný ako prvý) si môžete jednoducho ukotviť a budete ho mať vždy na očiach aj pri skrolovaní.
Túto možnosť nájdete na záložke Zobraziť, kde si môžete zvoliť jednu z možností:
Pravdepodobne už poznáte funkciu RAND, ktorá generuje náhodné čísla v rozsahu od nula po jeden.
Ak potrebujete vygenerovať náhodné čísla vo vlastnom rozsahu, tak môžete na to použiť funkciu RANDBETWEEN.
Môžete v nej zadať aj dolnú a hornú hranicu čísel. Ak potrebujete vygenerovať napríklad 3-miestne čísla, môžete napísať nasledujúci vzorec:
=RANDBETWEEN (100,999)
Napriek tomu, ako sú funkcie RAND a RANDBETWEEN užitočné, je dobré ich ihneď po použití z hárku odstrániť, a to z jedného veľmi jednoduchého dôvodu.
Tieto typy funkcií sa totiž menia pri každom spustení a vždy sa budú musieť nanovo aktualizovať. To môže spôsobiť spomalenie programu a zdĺhavé načítavanie.
Preto odporúčam tieto vzorce používať iba dočasne. Hneď po získaní náhodných hodnôt treba tieto hodnoty skopírovať, prilepiť ako pevné čísla a samotné funkcie odstrániť.
Ak ste ešte nikdy nepočuli o binárnom formáte programu Excel, prichádzate o podstatnú možnosť ušetriť si zbytočné problémy.
Veľkou výhodou binárneho formátu je veľkosť súboru. Súbory v binárnom formáte sa automaticky skomprimujú a ich veľkosť je oveľa nižšia, než keby ste ich uložili v klasickom formáte.
To oceníte najmä pri veľkých súboroch, kedy hrozí, že program prestane pracovať. Vďaka binárnemu formátu tak môžete predísť strate práce na súboroch s množstvom dát.
Častokrát pracujeme s veľkým množstvom údajov a vzorcov, ktoré na prvý pohľad nemusia dávať zmysel. Keď sa vrátime k práci napríklad po mesiaci, už si vôbec nemusíme pamätať, na čom sme predtým pracovali.
Aby ste si uchovali prehľad, je najlepšie používať komentáre, pomocou ktorých si zaznamenáte všetky dôležité body.
Komentár vložíme kliknutím na bunku (alebo výber buniek) pravým tlačidlom myši a následne na Vložiť komentár.
Pokiaľ pracujete s veľkým dokumentom, tak je niekedy ťažké zistiť, či je v hárku použitý filter alebo nie. Môžete tak však urobiť pomocou zobrazenia čísla riadkov na ľavej strane. Ak je filter zapnutý, tak čísla riadkov budú zvýraznené modrou farbou.
Napríklad na nasledovnom obrázku vidíme, že bol použitý filter, pretože čísla riadkov sú modrou farbou.
Excel je výborný pomocník, ktorý málokedy sklame. Dokonca aj keď sa vám uprostred rozbehnutej práce stane, že vám zamrzne počítač, Excel vám častokrát zachráni práci vďaka priebežnému automatickému ukladaniu.
Problém však môže nastať, ak sa vám počítač alebo samotný súbor vyslovene pokazí. Preto je potrebné všetky súbory vždy zálohovať. Existuje niekoľko spôsobov zálohovania, pričom vy si môžete zvoliť ten najvhodnejší spôsob pre vás.
Napríklad môžete využiť pred názvom súboru, napríklad v1, v2, v3, atď. Tieto predpony tak budú označovať verzie súboru. Vždy, keď si dokument po odvedenej práci uložíte, uložte ho ako nový dokument a zvýšte číslo po písmene v.
Vďaka tomu sa budete môcť vracať k starším súborom, keď sa náhodou s tým najnovším niečo stane.
Podobne ako Word dokáže aj program Excel kontrolovať pravopis podľa vami nastaveného jazyka. Túto možnosť si môžete nastaviť v časti Revízia → Pravopis alebo môžete použiť klávesovú skratku F7.
Pre vyznačenie celého hárku môžete buď použiť klávesovú skratku CTRL + A alebo môžete kliknúť na malý trojuholník v ľavom hornom rohu tabuľky, ako je zobrazené na obrázku.
Verím, že vám tieto Excel tipy pomohli pre efektívnejšiu prácu. Ak sa chcete naučiť ďalšie tipy, otvorte si môj YouTube kanál alebo si zakúpte moje kompletné kurzy Excelu, kde sa naučíte používať tento skvelý program od začiatočníkov až po pokročilých.
Náš video kurz Excelu